Методы сохранения работоспособности

Общее - Охрана труда

К методам сохранения работоспособности относится предупреждение утомления установлением перерывов на отдых.

Эффективность отдыха во многом зависит от его организации. Время отдыха должно быть рационально использовано.

Для сокращения периода врабатываемости, снятия усталости отдельных мышечных групп, предупреждения вредного воздействия гиподинамии применяется производственная гимнастика в виде: вводной гимнастики в начале дня (6-8 упражнений в течение
5-7 мин в темпе, несколько более высоком, чем предстоящая деятельность), физкультурных пауз для работающих в условиях ограниченной подвижности (5-10мин от 1 до 4раз в смену), для снятия напряжения при больших нервных нагрузках - физкультурные минутки
(2-3 упражнения за 2-3 мин). Пассивный отдых целесообразен только для физически тяжелых работ. Во время перерывов рекомендуется сменить рабочую позу. Для работ нормальной тяжести и интенсивности наиболее эффективен активный отдых, связанный с переменой вида деятельности и переключением нагрузки с утомленных органов на бездействующие или менее загруженные. В любом производстве целесообразно проводить отдых в специально выделенных помещениях – комнатах, уголках, зонах отдыха. Эффективным является создание комнат психологической разгрузки, в которых во время отдыха проводится сеанс психотерапевтического внушения (не более 18-20 мин). Использование функциональной музыки является средством повышения работоспособности при однообразных, монотонных трудовых процессах. Вид музыки выбирается в соответствии с особенностями выполняемой работы. Как средство активизации отдыха может использоваться смена видов деятельности в процессе работы (перемена рабочих мест и выполняемых операций в процессе работы, работа по совмещаемым профессиям и функциям). Необходимость смены форм деятельности необходимо учитывать при проведении еженедельного отдыха и ежегодного отпуска. Аутогенная тренировка (представляет собой метод самотренировки нервной системы путем сознательного управления физиологическими процессами) как комплекс приемов мышечной саморегуляции, навыков мышечного расслабления, позволяет работникам улучшить эмоциональное состояние, снять нервное утомление (методике должен обучать врач-специалист).

Во время отдыха нужно уметь расслабляться, 2-3 мин глубокого сна заменят 4-5 часов беспокойного сна.

Благоприятно создание хорошего социально-психоло-
гического климата в коллективе. Эмоциональную напряженность быстро снижает юмористическая разрядка. Предпочтительным является смешанный (разновозрастный, разнополый) коллектив, объединенный единой целью.

Пути повышения эффективности использования рабочего времени руководителей и специалистов

Рациональной организации рабочего времени, как показывают исследования, отечественные менеджеры уделяют незначительное внимание - в 3,5 раза меньше, чем их американские коллеги, в результате, на выполнение оперативной работы тратят на треть больше рабочего времени.

Процесс планирования рабочего времени начинается с постановки задач, для чего на предстоящий период составляется перечень дел и возможных препятствий, на преодоление которых уйдет определенное время. Впоследствии этот перечень регулярно дополняется, обновляется, корректируется.

Для менеджеров высшего звена крупных организаций рекомендуется планировать свое время укрупненными блоками, т.к. при работе с людьми, а также при выполнении чисто интеллектуальных функций, дробление не приводит к положительным результатам. В мелких организациях или на низовых уровнях управления крупные задачи целесообразно разбивать на менее значительные и сложные, с более точным определением сроков исполнения. Но и здесь руководитель имеет возможность затрачивать на выполнение своих прямых обязанностей не более 25% лимита времени.

Распределение рабочего времени дает возможность руководителю сконцентрироваться на важнейших вопросах с учетом сроков и времени их решения, а остальные рационально распределить среди подчиненных. В основе этого - оценка каждой работы с точки зрения необходимости, последствий в случае отказа от выполнения, оправданности усилий, требуемых для ее выполнения, возможности их снижения, реальной отдачи. Организация рабочего времени дает возможность руководителю сформировать оптимальную структуру рабочего дня и составить его расписание.

Структурирование рабочего времени осуществляется с учетом рациональной очередности проблем. Сначала планируются дела с фиксированным сроком исполнения или требующие значительных затрат времени, а также неприятные задачи, откладывание которых нежелательно. Далее следует рутинная работа и выполнение повседневных обязанностей. Третье место отводится второстепенным и эпизодическим делам, не отнимающим много времени, например, чтению текущей корреспонденции, обходу рабочих мест.

При планировании устанавливается точный срок завершения работы. Если предстоящий объем работы в заданные сроки может быть не выполнен, в плане предусматриваются возможности их перенесения на более поздний период. Планом должно охватываться не более 60% рабочего времени, а остальное составляют резервы на решение непредвиденных проблем, творческую деятельность, повышение квалификации. Создание резервов времени значительно повышает гибкость планов и облегчает их корректировку.

Предпосылкой планирования рабочего времени является его тщательное документирование и контроль за его использованием, что позволяет лучше распределять выполнение тех или иных работ, а также согласовывать свои действия в области распределения рабочего времени с подчиненными и коллегами.

В годовых планах фиксируется распределение рабочего времени для решения крупных, но конкретных задач. При составлении краткосрочных планов необходимо определить центральную, наиболее трудоемкую задачу планируемого периода, которая должна быть решена в его рамках, выходящие за рамки периода времени задачи, к решению которых нужно приступить, и трудности, которые в связи с этим могут возникнуть.

В месячных планах расход рабочего времени на каждый вид деятельности, включая необходимые резервы, предусматривается уже в часах. В декадных (недельных) планах отражаются все без исключения дела и затраты рабочего времени, необходимые для их выполнения. Если стоящая проблема за указанный период не решается, работу с ней начинает другое лицо.

Дневной план должен включать в себя не более десятка проблем, в том числе не более трех первостепенных, работа над которыми осуществляется в первую очередь. Они, а также самые неприятные дела планируются на утренние часы, с тем, чтобы к вечеру их удалось завершить. Однородные задачи группируются в дневном плане работы блоками, что позволяет не «перескакивать» с одной проблемы на другую и экономить, таким образом, время.

Одновременно в дневном плане предусматриваются обязательные перерывы, учитывающие как общую работоспособность человека, так и время, прошедшее с начала рабочего дня. Чем больше времени прошло, тем стремительнее нарастает усталость, что сказывается на эффективности работы менеджера и специалиста. Исследования показали, что за первые восемь часов рабочего дня руководитель в среднем принимает 9,3 решения в час; в течение девятого часа — 2,5 решения; в течение десятого — 0,9 решения.

Дневные планы использования рабочего времени рекомендуется составлять в письменной форме, таким образом, заложенные в них дела труднее игнорировать. Кроме того, записи разгружают память, дисциплинируют, позволяют четче распределять работу, делать ее более целенаправленной. По записям также легче контролировать выполнение планов и оценивать их итоги.

Составление дневного плана начинается накануне вечером и происходит в несколько этапов. Сначала формулируются его задачи, в которые включаются перенесенные из месячного и недельного
(декадного) планов; переходящие из плана предыдущего дня, не решенные к настоящему моменту; не планируемые заранее вследствие повторяемости; которые могут внезапно возникнуть. Затраты времени на них определяются с учетом возможного способа их решения. В дневном плане предусматриваются «окна» на случай необходимости решать неожиданные проблемы и десятиминутные перерывы после каждого часа работы.

Уточняются приоритетность задач; выделяются те из них, за которые настала пора решительно браться, и уточняется, кому из подчиненных, что можно поручить. Утром, составленный накануне дневной план, еще раз уточняется руководителем совместно с референтом или секретарем, чтобы учесть внезапно появившиеся новые обстоятельства, например, поступившие за ночь документы.

План использования рабочего времени должен быть гибким. Жестко регламентируются только вопросы, связанные с приглашением людей, например, совещания, прием посетителей и т.п. Планы использования рабочего времени регулярно контролируются на предмет того, предусматриваются ли в них действительно важные и необходимые задачи; соответствует ли фактически расходуемое время тому, что было запланировано; рациональны ли нагрузки на исполнителей; анализируются потери рабочего времени.

При распределении использования сменного рабочего времени обязательно учитываются особенности индивидуальных биоритмов с таким расчетом, чтобы наиболее трудные задачи попадали на «пик» работоспособности. У так называемых «жаворонков» он приходится на утренние часы; «голуби» обычно активны в середине рабочего дня; а «совы» - под вечер. Однако при этом не следует путать биоритмику с процессом нарастания физической усталости, которая, естественно, минимальна в утренние часы и после достаточно продолжительного перерыва.

Это позволяет наиболее рационально распределять трудные и легкие, простые и сложные, ответственные и неответственные, напряженные и ненапряженные дела в рамках рабочего дня и чередовать их необходимым образом в соответствии с колебаниями трудоспособности.

Рабочий день лучше всего начинать в одно и то же время. Предпочтительно, чтобы руководитель начинал свой день раньше подчиненных, чтобы до их прихода на работу у него была возможность уточнить для них задания и принять все необходимые меры для успешного преодоления трудностей.

Для экономии времени в процессе работы рекомендуется не отвлекаться по возможности на вновь возникающие проблемы, ибо они могут потребовать новых действий. Эти проблемы целесообразно зафиксировать, с тем, чтобы вернуться к ним позже, что позволит завершить начатое. Фиксация материала необходима также при внезапных перерывах работы, поскольку позволяет быстрее вновь сосредоточиться.

Таким образом, рациональная организация рабочего времени руководителя способствует повышению эффективности его использования.