Организация работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию

Общее - Делопроизводство

Конфиденциальный (от латинского confidentiale – доверие) документ – доверительный, секретный. В законе «Об информатизации» конфиденциальная информация определена как документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством.

К ним могут быть отнесены следующие группы сведений:

Информация, содержащаяся в подготавливаемых в органах исполнительной власти проектах указов и распоряжений Президента Республики Беларусь, постановлений и распоряжений Правительства Республики Беларусь, других служебных документов, также является конфиденциальной и не подлежит разглашению (распространению).

В действующих нормативных актах не отражены степени доступа (секретности) конфиденциальных документов (в документах, относящихся к государственной тайне, степени секретности определены). Поэтому степень доступа конфиденциальных документов используют, исходя из сложившейся практики организаций и предприятий, независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.

Исторически сложилось, что степени доступа конфиденциальных документов и их наименования заимствованы организациями из степеней доступа документов, относящихся к государственной тайне. Практически степени доступа конфиденциальных документов определяет сама организация. Степени доступа и их наименования могут быть разнообразны: особой важности; совершенно секретно; секретно; для служебного пользования; не для печати; конфиденциально и т.д. Степени доступа могут быть и без наименования, например: персональные данные (кадровая документация, медицинские карты, списки адресов жителей микрорайона и т.д.). Наименование степени ограничения доступа обозначается реквизитом «Гриф ограничения доступа к документу», который свидетельствует об особом характере информации.

В действующих нормативных актах не отражено конкретное наименование грифов, поэтому их обозначение используется исходя из сложившейся практики организаций. Грифы могут иметь наименования «Для служебного пользования», (ДСП), «Конфиденциально». Гриф ограничения доступа при необходимости может дополняться номером экземпляра документа, например: «Конфиденциально экз.2.» или «Для служебного пользования
экз. 3».

«Гриф ограничения доступа к документу» оформляется в соответствии с требованиями СТБ 6.38– 95 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению», реквизит наносится без кавычек в правом верхнем углу первого листа документа.