Формы регистрации документов и порядок их заполнения

Общее - Делопроизводство

В практической деятельности, в зависимости от объема документооборота в организации (учреждении) используют две формы регистрации документов: журналы и карточки. Возможна и третья форма регистрации, с использованием персонального компьютера – автоматизированная электронная (Рисунок 6.3).

Рисунок 6.3. Организация контроля исполнения

В небольших организациях (учреждениях) применяют разные журналы для регистрации входящих и исходящих документов.

ФОРМА ЖУРНАЛЬНОЙ РЕГИСТРАЦИИ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Индекс документа

Дата отправки документа

Адресат документа

Краткое содержание документа (заголовок)

Исполнитель

Номера структурного подразделения и раздела номенклатуры дел

06-10/96

15.04.2001

Администрация Минской области

О совместно проведении региональной конференции

Сидорова

06-10

ФОРМА ЖУРНАЛЬНОЙ РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Индекс (номер) документа

Дата поступления

Исходящий номер

Краткое содержание документа (заголовок)

Резолюция и кому направлен документ

Отметка об исполнении

77/ 01-03

25.03.2001

05-16/100

Приглашение к сотрудничеству с редколлегией журнала «Правоведение»

Петрову С.И. Подготовить ответ до 29.03.2001

Подготовлено и отправлено письмо от 28.03.2001

Рисунок 6.4. Примерный вид форм журналов регистрации
исходящих и входящих документов

Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов карточная более удобная форма регистрации. Форма карточки – регистрационно-контрольная карточка, расположение в ней необходимых реквизитов для регистрации документа может быть определено в организации (учреждении) и утверждено в инструкции по делопроизводству.

Бланки регистрационно-контрольной карточки могут быть изготовлены как типографским способом, так и методом оперативной полиграфии на бумаге формата А5 (148х210 мм). Допускается цветовое различие карточек.

Количество экземпляров регистрационной карточки определяется числом справочных и контрольных карточек во всех структурных подразделениях и звеньях, в которых документ будет исполняться и контролироваться.

Бланки регистрационно-контрольной карточки должны изготавливаться типографским способом или методом оперативной полиграфии на бумаге формата А5 (148х210 мм). Допускается цветовое различие карточек.

РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА

лицевая сторона

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

КОРРЕСПОНДЕНТ

ИНДЕКС ДОКУМЕНТА

ДАТА ОТПРАВКИ ДОКУМЕНТА

ДАТА ПОСТУПЛЕНИЯ ДОКУМЕНТА

ИНДЕКС (НОМЕР) ДОКУМЕНТА


КРАТКОЕ СОДЕРЖАНИЕ (ЗАГОЛОВОК) ДОКУМЕНТА


РЕЗОЛЮЦИЯ И КОМУ НАПРАВЛЕН ДОКУМЕНТ


СРОК ИСПОЛНЕНИЯ

оборотная сторона

ИСПОЛНИТЕЛЬ

ДАТА

ИСХОД №

КОМУ

№ ДЕЛА

КЕМ ПОДПИСАН

ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНЕНИ

РАССЫЛКА

КОЛ-ВО ЛИСТОВ

ФОНД №

ОПИСЬ №

ДЕЛО №

Рисунок 6.5. Примерный вид формы регистрационно-контрольной карточки

На верхнем поле регистрационно-контрольной карточки кружком обводят дату исполнения документа, взятую из резолюции. На нижнем поле есть графа для проставления фактического исполнения документа. Карточки помещают в контрольную картотеку.

Контрольную картотеку целесообразно разделить на
33 ячейки (рубрики): 31-я ячейка соответствует максимальному числу дней в месяц – в каждой ячейке хранятся карточки, срок исполнения заканчивается в этот день; в 32-й ячейке размещают карточки на документы, сроки, исполнения которых наступят в следующем месяце; в 33-й ячейке располагают карточки на неисполненные в срок документы.

Наиболее рациональным ведением контрольных операций регистрации документов является использования персонального компьютера, который в заданном режиме устанавливает промежуточные сроки исполнения и выводит на экран номера документов в назначенный день для проведения над ними контрольных операций.